PostFinance hat das Enddatum der roten (ES) und orangen (ESR) Einzahlungsscheine auf den 30. September 2022 festgelegt. Sie unterstützt damit die Digitalisierung des Rechnungswesens sowie die entsprechenden Nachfolgeprodukte QR-Rechnung und eBill. Den reibungslosen Umstellungsprozess stellt PostFinance gemeinsam mit dem Schweizer Finanzplatz sicher. 

Der Schweizer Finanzplatz harmonisiert und digitalisiert unter der Führung von SIX seit mehreren Jahren den Schweizer Zahlungsverkehr. Dazu wurden beispielsweise die bis anhin unterschiedlichen Zahlungsverfahren der Finanzinstitute auf Basis des Standards ISO 20022 vereinheitlicht. Als nächster Schritt wurde am 30. Juni 2020 die QR-Rechnung eingeführt. Mit diesem Tag startete die Übergangsphase, während der sowohl mit ES und ESR als auch mit der neuen QR-Rechnung bezahlt werden kann. Nun hat PostFinance entschieden, die roten und orangen Einzahlungsscheine per 30. September 2022 vom Markt zu nehmen. Damit werden die bisherigen Einzahlungsscheine für alle Schweizer Bankkunden definitiv abgelöst. 

Handlungsbedarf für alle Rechnungssteller
Für Rechnungssteller und Unternehmen mit Hard- und Softwarelösungen gibt es bei der Umstellung auf die Nachfolgeprodukte Handlungsbedarf. Unternehmen, die sich bis heute noch nicht mit der Umstellung befasst haben, wird empfohlen, umgehend ihre Bank und ihren Softwarepartner zu kontaktieren. Diese unterstützen die Rechnungssteller und Unternehmen bei den erforderlichen Planungs- und Umstellungsarbeiten. 

Rechnungsempfänger haben die Wahl
Rechnungsempfänger können bereits heute die Vorteile der QR-Rechnung nutzen und digital bezahlen. Die Schweizer Finanzinstitute haben ihre Mobile- und E-Banking-Lösungen entsprechend angepasst, damit Rechnungsempfänger ihre QR-Rechnungen bequem einscannen und zahlen können – ganz gleich ob als Privatperson oder als Unternehmen. Die QR-Rechnung kann auch am Schalter in den Filialen der Post und am Automaten für das selbstständige Bezahlen von Rechnungen verwendet sowie per Zahlungsauftrag im Couvert an die Bank versandt werden. eBill geht deutlich weiter als die QR-Rechnung und ermöglicht bereits heute ein nahtloses digitales Bezahlen in der Schweiz: Rechnungssteller senden Rechnungen direkt und sicher ins E- oder M-Banking ihrer Kundinnen und Kunden. Diese prüfen alle Angaben online und können die Rechnung per Knopfdruck zur Zahlung freigeben.

Gemeinschaftliche Entwicklung von QR-Rechnung und eBill
​SIX betreibt, entwickelt und digitalisiert den Zahlungsverkehr für den Schweizer Finanzplatz und ist im Auftrag der Banken verantwortlich für die Entwicklung und Markteinführung der neuen QR-Rechnung sowie eBill. Die QR-Rechnung trägt ebenso wie eBill den gestiegenen Anforderungen von Compliance und Automatisierungsprozessen Rechnung und unterstützt die Digitalisierung. Für weitere Informationen zur QR-Rechnung und eBill wenden sich Rechnungsempfänger an ihre Bank. Rechnungssteller und Unternehmen mit Hard- und Softwarelösungen kontaktieren ebenfalls ihre Bank und/oder ihren Softwarepartner. 

Informationen zur QR-Rechnung unter www.einfach-zahlen.ch
Informationen zu eBill unter www.ebill.ch

Für viele kleine und mittlere Unternehmen stellen Administration und Buchhaltung ein notwendiges Übel dar. Wie KMU Chancen im digitalen Zeitalter erkennen und administrative Aufgaben zeit- und kostensparend bewältigen.
 
Administration und Buchhaltung stellen für viele KMU ein notwendiges Übel dar, das Geld und Zeit kostet. Verbessert und optimiert wird eher wenig. Dabei besteht in vielen Büros kleiner Unternehmen deutlich Bedarf, Ordnung zu schaffen und somit auch Mitarbeiter zu entlasten.
 
Administration für KMU eine höhere Belastung
 
Gerade für KMU stellen administrative Kosten eine höhere Belastung dar als für grosse Unternehmen. Während es sich für grosse Unternehmen schnell lohnt, Prozesse zu optimieren oder gar zu automatisieren, erledigen viele KMU täglich anfallende Aufgaben umständlich und von Hand. Zumeist stellt sich kleinen Unternehmen die Frage, ab wann es sich überhaupt lohnt in Verbesserungen, wie beispielsweise Software, zu investieren: Ist der Einsatz einer Lohnbuchhaltungssoftware ab dem dritten, zehnten oder doch erst ab dem zwanzigsten Mitarbeiter sinnvoll? Das Problem wird nur noch verstärkt durch die oftmals fehlende Struktur in Administration und Buchhaltung, was ein effizientes Arbeiten erschwert.
 
Digitalisierung als Chance für die KMU-Administration
 
Dabei bietet die Digitalisierung immer mehr Möglichkeiten für kleine Unternehmen. Viele Software-Lösungen, beispielsweise, bieten mittlerweile kleinere Pakete an, die speziell auf die Bedürfnisse von KMU angepasst und erschwinglich sind.
 
Bereits zu einer Selbstverständlichkeit geworden ist vor allem webbasierte Software. Solche «Cloud-Software» ist geräte- und ortsunabhängig über einen Internetbrowser zugänglich und birgt viele Vorteile: Unter anderem arbeiten mehrere Mitarbeiter stets mit derselben Version und haben somit jederzeit Zugriff auf die gleichen Daten. Das ermöglicht eine eine effizientere Zusammenarbeit und bringt Struktur in die Administration.
 
Insbesondere bei den kleinsten Unternehmen besteht in Sachen Digitalisierung noch viel Potential. Wer daher ein wenig Zeit investiert, um zu identifizieren, wo in der Administration besonders viel Zeit und Geld verloren gehen, wird gute Lösungen finden, die sowohl Mitarbeiter entlasten als auch kostengünstig sind.
 
Wie KMU Zeit und Kosten sparen können
 
Bereits einfachste Änderungen sparen Zeit und Kosten. Das beginnt schon bei der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten: Webbasierte Anwendungen wie beispielsweise Google Docs unterscheiden sich in der Anwendung kaum von herkömmlichen Textverarbeitungsprogrammen, ermöglichen aber die simultane Zusammenarbeit an einem Dokument. Das Dokument ist somit stets auf dem aktuellen Stand - ohne, dass dieses mehrfach zwischen Mitarbeitern per E-Mail hin- und hergeschickt werden muss. Das macht vielerlei organisatorische Kommunikation überfällig.
 
Kostengünstige Anwendungen wie Zapier oder IFTTT, beispielsweise, ermöglichen es sogar, zahlreiche webbasierte Programme miteinander zu «verbinden», um Daten von einer Anwendung in die andere zu übertragen und Aufgaben zu automatisieren. Ein Prozess der weder besondere IT-Kenntnisse noch einen Programmierer benötigt. Wer also beispielsweise Rechnungen aus dem Rechnungsprogramm in Dropbox speichern möchte, kann diesen Schritt ohne besonders grossen Aufwand vollständig automatisieren.
 
Grosse Zeitfresser sind zumeist auch die Auftragsbearbeitung und Buchhaltung - zwei Bereiche, die besser zusammen funktionieren. Wer die Rechnung im Rechnungsprogramm oder in Word schreibt und sie dann in einem separaten Buchhaltungsprogramm verbuchen muss, verschwendet nicht nur Kosten für zwei Programme, sondern auch Zeit. Viele Software-Anbieter haben dieses Problem erkannt, weshalb es auf dem Markt mittlerweile Lösungen gibt, die die Auftragsbearbeitung und Buchhaltung kombinieren.
 
Grosses Potential für Verbesserungen muss genutzt werden
 
Wer ein wenig Zeit investiert, um zu identifizieren wo in der Administration Verbesserungspotential besteht, kann bereits mittels relativ einfacher Änderungen Zeit und Geld sparen. Eine Chance, die lediglich genutzt werden muss.
 
Über bexio:
 
bexio ist einer der führenden Anbieter webbasierter Business Software für KMU in der Schweiz. Die Software deckt die gesamte KMU-Administration in einer intuitiven Lösung ab: Zu den Funktionen gehören unter anderem die Buchhaltung, Auftragsbearbeitung, Projektverwaltung und Zeiterfassung.

Seit letzten April arbeitet Valiant mit dem Luzerner Unternehmen KLARA (klara.ch) zusammen und bietet ihren KMU-Kunden eine Verknüpfung der Konten im eBanking mit dieser innovativen KMU-Lösung. Nun macht sie einen weiteren Schritt in der Vereinfachung des Finanzlebens für KMU. Neu können die KMU ihre eBanking-Konten auch mit Bexio verknüpfen. Mehr als 15’000 Kunden machen Bexio zu einem der Marktführer cloudbasierter Business Software für Schweizer KMU.

Mehr als der Standard
Valiant bietet ihren Kunden mehr als eine Standardanbindung an Bexio. Dank eines innovativen «Open Authorization»-Verfahrens müssen die KMU ihre eBanking-Konten nur einmalig mit Bexio verknüpfen. Anschliessend werden die Bankkontotransaktionen automatisch täglich in Bexio geladen und dort mit den Buchhaltungspositionen synchronisiert. Zahlungen werden mit wenigen Klicks ins eBanking übermittelt und müssen schliesslich nur noch freigegeben werden. Mit dieser benutzerfreundlichen Anbindung wird der normalerweise grosse Abstimmungsaufwand auf ein Minimum reduziert und der Unternehmer hat jederzeit einen aktuellen Überblick über die Finanzen seiner Firma.

Erste Schritte im Open Banking
Gleichzeitig mit Bexio verbessert Valiant auch die Anbindung an KLARA mit oben genannten Vorteilen. Damit liefert die Bank weitere digitalisierte Prozesse, die Mehrwert für das KMU schaffen und es in seiner Digitalisierung unterstützen. Valiant macht mit der verbesserten Verknüpfung mit Bexio und KLARA weitere Schritte in Richtung Open Banking – immer mit dem Ziel, den Kundinnen und Kunden das Finanzleben zu vereinfachen.
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Weitere Informationen: valiant.ch/businessnet