Für viele kleine und mittlere Unternehmen stellen Administration und Buchhaltung ein notwendiges Übel dar. Wie KMU Chancen im digitalen Zeitalter erkennen und administrative Aufgaben zeit- und kostensparend bewältigen.
Administration und Buchhaltung stellen für viele KMU ein notwendiges Übel dar, das Geld und Zeit kostet. Verbessert und optimiert wird eher wenig. Dabei besteht in vielen Büros kleiner Unternehmen deutlich Bedarf, Ordnung zu schaffen und somit auch Mitarbeiter zu entlasten.
Administration für KMU eine höhere Belastung
Gerade für KMU stellen administrative Kosten eine höhere Belastung dar als für grosse Unternehmen. Während es sich für grosse Unternehmen schnell lohnt, Prozesse zu optimieren oder gar zu automatisieren, erledigen viele KMU täglich anfallende Aufgaben umständlich und von Hand. Zumeist stellt sich kleinen Unternehmen die Frage, ab wann es sich überhaupt lohnt in Verbesserungen, wie beispielsweise Software, zu investieren: Ist der Einsatz einer Lohnbuchhaltungssoftware ab dem dritten, zehnten oder doch erst ab dem zwanzigsten Mitarbeiter sinnvoll? Das Problem wird nur noch verstärkt durch die oftmals fehlende Struktur in Administration und Buchhaltung, was ein effizientes Arbeiten erschwert.
Digitalisierung als Chance für die KMU-Administration
Dabei bietet die Digitalisierung immer mehr Möglichkeiten für kleine Unternehmen. Viele Software-Lösungen, beispielsweise, bieten mittlerweile kleinere Pakete an, die speziell auf die Bedürfnisse von KMU angepasst und erschwinglich sind.
Bereits zu einer Selbstverständlichkeit geworden ist vor allem webbasierte Software. Solche «Cloud-Software» ist geräte- und ortsunabhängig über einen Internetbrowser zugänglich und birgt viele Vorteile: Unter anderem arbeiten mehrere Mitarbeiter stets mit derselben Version und haben somit jederzeit Zugriff auf die gleichen Daten. Das ermöglicht eine eine effizientere Zusammenarbeit und bringt Struktur in die Administration.
Insbesondere bei den kleinsten Unternehmen besteht in Sachen Digitalisierung noch viel Potential. Wer daher ein wenig Zeit investiert, um zu identifizieren, wo in der Administration besonders viel Zeit und Geld verloren gehen, wird gute Lösungen finden, die sowohl Mitarbeiter entlasten als auch kostengünstig sind.
Wie KMU Zeit und Kosten sparen können
Bereits einfachste Änderungen sparen Zeit und Kosten. Das beginnt schon bei der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten: Webbasierte Anwendungen wie beispielsweise Google Docs unterscheiden sich in der Anwendung kaum von herkömmlichen Textverarbeitungsprogrammen, ermöglichen aber die simultane Zusammenarbeit an einem Dokument. Das Dokument ist somit stets auf dem aktuellen Stand - ohne, dass dieses mehrfach zwischen Mitarbeitern per E-Mail hin- und hergeschickt werden muss. Das macht vielerlei organisatorische Kommunikation überfällig.
Kostengünstige Anwendungen wie Zapier oder IFTTT, beispielsweise, ermöglichen es sogar, zahlreiche webbasierte Programme miteinander zu «verbinden», um Daten von einer Anwendung in die andere zu übertragen und Aufgaben zu automatisieren. Ein Prozess der weder besondere IT-Kenntnisse noch einen Programmierer benötigt. Wer also beispielsweise Rechnungen aus dem Rechnungsprogramm in Dropbox speichern möchte, kann diesen Schritt ohne besonders grossen Aufwand vollständig automatisieren.
Grosse Zeitfresser sind zumeist auch die Auftragsbearbeitung und Buchhaltung - zwei Bereiche, die besser zusammen funktionieren. Wer die Rechnung im Rechnungsprogramm oder in Word schreibt und sie dann in einem separaten Buchhaltungsprogramm verbuchen muss, verschwendet nicht nur Kosten für zwei Programme, sondern auch Zeit. Viele Software-Anbieter haben dieses Problem erkannt, weshalb es auf dem Markt mittlerweile Lösungen gibt, die die Auftragsbearbeitung und Buchhaltung kombinieren.
Grosses Potential für Verbesserungen muss genutzt werden
Wer ein wenig Zeit investiert, um zu identifizieren wo in der Administration Verbesserungspotential besteht, kann bereits mittels relativ einfacher Änderungen Zeit und Geld sparen. Eine Chance, die lediglich genutzt werden muss.
Über bexio:
bexio ist einer der führenden Anbieter webbasierter Business Software für KMU in der Schweiz. Die Software deckt die gesamte KMU-Administration in einer intuitiven Lösung ab: Zu den Funktionen gehören unter anderem die Buchhaltung, Auftragsbearbeitung, Projektverwaltung und Zeiterfassung.
Administration und Buchhaltung stellen für viele KMU ein notwendiges Übel dar, das Geld und Zeit kostet. Verbessert und optimiert wird eher wenig. Dabei besteht in vielen Büros kleiner Unternehmen deutlich Bedarf, Ordnung zu schaffen und somit auch Mitarbeiter zu entlasten.
Administration für KMU eine höhere Belastung
Gerade für KMU stellen administrative Kosten eine höhere Belastung dar als für grosse Unternehmen. Während es sich für grosse Unternehmen schnell lohnt, Prozesse zu optimieren oder gar zu automatisieren, erledigen viele KMU täglich anfallende Aufgaben umständlich und von Hand. Zumeist stellt sich kleinen Unternehmen die Frage, ab wann es sich überhaupt lohnt in Verbesserungen, wie beispielsweise Software, zu investieren: Ist der Einsatz einer Lohnbuchhaltungssoftware ab dem dritten, zehnten oder doch erst ab dem zwanzigsten Mitarbeiter sinnvoll? Das Problem wird nur noch verstärkt durch die oftmals fehlende Struktur in Administration und Buchhaltung, was ein effizientes Arbeiten erschwert.
Digitalisierung als Chance für die KMU-Administration
Dabei bietet die Digitalisierung immer mehr Möglichkeiten für kleine Unternehmen. Viele Software-Lösungen, beispielsweise, bieten mittlerweile kleinere Pakete an, die speziell auf die Bedürfnisse von KMU angepasst und erschwinglich sind.
Bereits zu einer Selbstverständlichkeit geworden ist vor allem webbasierte Software. Solche «Cloud-Software» ist geräte- und ortsunabhängig über einen Internetbrowser zugänglich und birgt viele Vorteile: Unter anderem arbeiten mehrere Mitarbeiter stets mit derselben Version und haben somit jederzeit Zugriff auf die gleichen Daten. Das ermöglicht eine eine effizientere Zusammenarbeit und bringt Struktur in die Administration.
Insbesondere bei den kleinsten Unternehmen besteht in Sachen Digitalisierung noch viel Potential. Wer daher ein wenig Zeit investiert, um zu identifizieren, wo in der Administration besonders viel Zeit und Geld verloren gehen, wird gute Lösungen finden, die sowohl Mitarbeiter entlasten als auch kostengünstig sind.
Wie KMU Zeit und Kosten sparen können
Bereits einfachste Änderungen sparen Zeit und Kosten. Das beginnt schon bei der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten: Webbasierte Anwendungen wie beispielsweise Google Docs unterscheiden sich in der Anwendung kaum von herkömmlichen Textverarbeitungsprogrammen, ermöglichen aber die simultane Zusammenarbeit an einem Dokument. Das Dokument ist somit stets auf dem aktuellen Stand - ohne, dass dieses mehrfach zwischen Mitarbeitern per E-Mail hin- und hergeschickt werden muss. Das macht vielerlei organisatorische Kommunikation überfällig.
Kostengünstige Anwendungen wie Zapier oder IFTTT, beispielsweise, ermöglichen es sogar, zahlreiche webbasierte Programme miteinander zu «verbinden», um Daten von einer Anwendung in die andere zu übertragen und Aufgaben zu automatisieren. Ein Prozess der weder besondere IT-Kenntnisse noch einen Programmierer benötigt. Wer also beispielsweise Rechnungen aus dem Rechnungsprogramm in Dropbox speichern möchte, kann diesen Schritt ohne besonders grossen Aufwand vollständig automatisieren.
Grosse Zeitfresser sind zumeist auch die Auftragsbearbeitung und Buchhaltung - zwei Bereiche, die besser zusammen funktionieren. Wer die Rechnung im Rechnungsprogramm oder in Word schreibt und sie dann in einem separaten Buchhaltungsprogramm verbuchen muss, verschwendet nicht nur Kosten für zwei Programme, sondern auch Zeit. Viele Software-Anbieter haben dieses Problem erkannt, weshalb es auf dem Markt mittlerweile Lösungen gibt, die die Auftragsbearbeitung und Buchhaltung kombinieren.
Grosses Potential für Verbesserungen muss genutzt werden
Wer ein wenig Zeit investiert, um zu identifizieren wo in der Administration Verbesserungspotential besteht, kann bereits mittels relativ einfacher Änderungen Zeit und Geld sparen. Eine Chance, die lediglich genutzt werden muss.
Über bexio:
bexio ist einer der führenden Anbieter webbasierter Business Software für KMU in der Schweiz. Die Software deckt die gesamte KMU-Administration in einer intuitiven Lösung ab: Zu den Funktionen gehören unter anderem die Buchhaltung, Auftragsbearbeitung, Projektverwaltung und Zeiterfassung.
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