Arbeitszeit durch eine App begrenzen
Moderne Kommunikationskanäle und eine wachsende Zahl digitaler Tools führen in vielen Unternehmen zu einer unübersichtlichen Erreichbarkeit. Mitarbeitende sind auf mehreren Wegen kontaktierbar – und nicht immer ist klar, wie und wann sie erreichbar sein sollten. «Es braucht eine zentrale Kommunikationslösung, die Struktur schafft und die Erreichbarkeit gezielt steuert», sagt Christian Stredicke. Ein System, das etwa per App, VoIP-Telefon oder Mobilfunk genutzt wird, kann Mitarbeiter:innen helfen, die Zeiten festzulegen, in denen sie erreichbar sind. «Ein wichtiger Aspekt im Kontext von Arbeitsbelastung und digitaler Erschöpfung», betont Stredicke. Die Steuerung erfolgt flexibel, sodass sich auch Urlaube oder Feierabendzeiten unkompliziert berücksichtigen lassen. Bei browserbasierter Nutzung werden Anrufe nur durchgestellt, wenn das Fenster aktiv geöffnet ist, so lässt sich unbeabsichtigte Erreichbarkeit vermeiden. Über sogenannte Zeitsteuerungen können zudem feste Arbeitszeiten definiert werden, sowohl für einzelne Nebenstellen als auch für ganze Organisationen. Feiertage lassen sich als Ausnahmen hinterlegen. Für bestimmte Rollen können gezielt Ausnahmen eingerichtet werden, etwa wenn Assistenzen auch ausserhalb der
regulären Zeiten Zugang zu leitenden Personen benötigen, ohne deren direkte Kontaktdaten weiterzugeben. Der Experte berichtet: «Wer einmal seine private Handynummer weitergegeben hat, wird oft auch ausserhalb der Arbeitszeiten oder sogar nach einem Stellenwechsel kontaktiert – das lässt sich technisch vermeiden, wenn Kommunikation zentral gesteuert wird.»
Nutzung privater Telefone als Datenschutzrisiko?
Die Nutzung privater Mobiltelefone im beruflichen Kontext birgt nicht nur Risiken für Mitarbeitende, sondern auch für Unternehmen. «Werden private Geräte für die Kundenkommunikation genutzt, wird es für Firmen schwer, ihre Daten zu schützen», erklärt Stredicke. «Vor allem, wenn der Kontakt über private Kanäle erfolgt und die Kundenbeziehung an die Person und nicht das Unternehmen gebunden ist, können Probleme entstehen», warnt der Experte. Um eine Kundenabwanderung oder ungeschützte Firmendaten zu vermeiden, sollten Unternehmen Systeme verwenden, die keine Daten auf Geräten, sondern auf dem firmeninternen Server speichern. Eine von Vodia entwickelte App, die zusammen mit den VoIP-Telefonen genutzt wird, ermöglicht es ausserdem, die geschäftliche Telefonnummer über verschiedene Geräte zu steuern. So können auch SMS versendet und keine Daten über externe Plattformen preisgegeben werden. Technisch sollten auch noch weitere Datenschutzanforderungen erfüllt sein: «Verbindungen sollten standardmässig verschlüsselt und im Dateisystem geschützt gespeichert sein», erklärt Stredicke. In der Praxis zeigt sich, dass das Bedürfnis nach kontrollierter Erreichbarkeit wächst: «Gerade zu Beginn der Homeoffice-Phase waren es Lehrer, die bewusst die Browser-App nutzten, um nicht rund um die Uhr erreichbar zu sein», berichtet der Experte. Inzwischen wachse aber das Verständnis dafür, dass auch mobile Anwendungen datenschutzkonform eingesetzt werden können, vor allem, wenn sie in klar strukturierte Unternehmensrichtlinien eingebettet sind.
Kurze Anrufe statt langer Meetings
Neben der Frage der Erreichbarkeit gewinnt auch die Art der Kommunikation zunehmend an Bedeutung. Während Videokonferenzen zu Beginn der Homeoffice-Phase als zentrales Werkzeug galten, zeigt sich inzwischen eine gewisse Überlastung. «Die Rückmeldung, die wir erhalten, ist eindeutig: Die Vielzahl geplanter Videomeetings führt zu Ermüdung und Frustration», berichtet Christian Stredicke und fährt fort: «Dadurch geht für viele auch die Zeit für konzentriertes Arbeiten verloren.» Stattdessen seien kurze, spontane Telefonate oft deutlich effizienter, berichtet der Experte. Insbesondere dann, wenn Kolleginnen und Kollegen auch mobil erreichbar sind, lassen sich Abstimmungen schnell klären, ohne dass alle Beteiligten gleichzeitig in einem virtuellen Raum präsent sein müssen. Abschliessend fasst Stredicke zusammen: «Moderne Telefonanlagen mit App-Anbindung können solche direkten Kommunikationswege unterstützen und gleichzeitig helfen, der digitalen Erreichbarkeit Grenzen zu setzen.»
Vodia wurde 2005 gegründet und ist ein international tätiger Anbieter von Cloud-basierten und VoIP-Telefonanlagen (IP-PBX). Das Unternehmen zählt zu den Technologieführern im Bereich moderner Kommunikationslösungen und bietet flexible, skalierbare Systeme für Branchen wie das Gesundheitswesen, die Hotellerie und den öffentlichen Sektor. Durch die Kompatibilität mit Standard-SIP-Geräten und die nahtlose Integration mit Plattformen wie Microsoft Teams ermöglicht Vodia eine zukunftssichere und effiziente Unternehmenskommunikation. Das Unternehmen mit deutschen Wurzeln hat seinen Hauptsitz in den USA.